Do sporządzenia aktu potrzebne są następujące dane i dokumenty:
- dane z dowodów osobistych;
- podstawa nabycia lokalu np. wypis z aktu notarialnego, sądowe postanowienie nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia;
- odpis z księgi wieczystej;
- informacje o ustalonej między stronami umowy cenie, sposobie i terminie zapłaty, o wartości rynkowej lokalu i terminie jego wydania;
- świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu chyb, że świadectwo takie nie zostało sporządzone a nabywa rezygnuje z jego otrzymania;
- zaświadczenie właściwej wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej zawierające informację o rozliczeniu opłat eksploatacyjnych oraz wpłat na fundusz remontowy i zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną;
- zaświadczenie właściwego organu meldunkowego stwierdzające, że nie ma osób zameldowanych w lokalu;
Uwaga wyjątki:
- gdy prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia labo na podstawie dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, przeniesienia w wykonania zapisu lub polecenia testamentowego wymagane jest zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub należny podatek został zapłacony, albo zobowiązanie podatkowe wygasło;
- umowa kredytowa – dokument bankowy stwierdzający udzielenie kredytu i ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego;
- gdy stroną jest spółka kapitałowa, dla której umowa spółki albo statut znoszą wymóg uzyskania zgody organów spółki na nabycie lub zbycie nieruchomości – tekst jednolity umowy spółki lub statutu, lub wyrażona przez organy spółki właściwa zgoda w formie uchwały.