Do sporządzenia aktu notarialnego niezbędne będą następujące dane i dokumenty:
- dane z dowodów osobistych;
- podstawa nabycia prawa do lokalu np. przydział lokalu, umowa o ustanowieniu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, wypis z aktu notarialnego, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub poświadczenie dziedziczenia;
- zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stwierdzające komu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, jeżeli dla tego prawa nie jest prowadzona księga wieczysta, a jeżeli księga jest prowadzona odpis z księgi wieczystej;
- zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stanowiące podstawę do założenia księgi wieczystej – jeżeli księga ma zostać założona na wniosek zawarty w akcie notarialnym np. w związku z koniecznością ustanowienia hipoteki z umowy kredytowej;
- zaświadczenie ze spółdzielni o rozliczeniu opłat i wpłat na fundusz remontowy;
- informacje o ustalonej między stronami umowy cenie, sposobie i terminie zapłaty, o wartości rynkowej lokalu i terminie jego wydania;
- świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu chyb, że świadectwo takie nie zostało sporządzone a nabywa rezygnuje z jego otrzymania;
- zaświadczenie właściwego organu meldunkowego stwierdzające, że nie ma osób zameldowanych w lokalu;
Uwaga wyjątki:
- gdy prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia labo na podstawie dokonanych po 1 stycznia 2007 r. darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, przeniesienia w wykonania zapisu lub polecenia testamentowego wymagane jest zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub należny podatek został zapłacony, albo zobowiązanie podatkowe wygasło;
- umowa kredytowa – dokument bankowy stwierdzający udzielenie kredytu i ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego;
- gdy stroną jest spółka kapitałowa, dla której umowa spółki albo statut znoszą wymóg uzyskania zgody organów spółki na nabycie lub zbycie nieruchomości – tekst jednolity umowy spółki lub statutu, lub wyrażona przez organy spółki właściwa zgoda w formie uchwały.